Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất cần những tính năng gì?

Nghiệp vụ kế toán cho các doanh nghiệp sản xuất rất phức tạp do liên quan đến việc định giá hàng tồn kho và giá vốn hàng bán để xác định giá trị thành phẩm chính xác nhất.

Để giải quyết những yêu cầu phức tạp trên, doanh nghiệp sản xuất không thể chỉ dựa vào một phần mềm kế toán cơ bản hoặc Excel mà cần một phần mềm kế toán sản xuất toàn diện, chuyên biệt.

Tại sao doanh nghiệp sản xuất lại cần phần mềm kế toán chuyên biệt?
Một phần mềm kế toán sản xuất thích hợp sẽ giúp giảm thiểu những chi phí không cần thiết thông qua việc giám sát chặt chẽ hàng tồn kho và tối ưu hóa chi phí thành phẩm.

Nếu thiếu thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời, doanh nghiệp sản xuất sẽ không thể có được cái nhìn tổng thể về thực trạng tài chính doanh nghiệp. Chính vì vậy, một phần mềm kế toán chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại, tăng hiệu suất cho nhân viên kế toán, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các luật định về thuế và báo cáo tài chính.

Bên cạnh đó, giải pháp kế toán hiện đại ngày nay, nhất là các giải pháp nền tảng đám mây, vừa có tính bảo mật cao vừa cực kì thân thiện với người dùng. Doanh nghiệp sản xuất có thể nhanh chóng sử dụng phần mềm ngay sau khi triển khai.

Những tính năng không thể thiếu của một phần mềm kế toán dành cho sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất lớn thường đầu tư vào giải pháp đa chức năng là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nếu công ty bạn quyết định đầu tư vào một giải pháp kế toán độc lập, hãy đảm bảo là bạn chọn giải pháp có khả năng tích hợp tốt với những hệ thống mà nhà máy hiện đang dùng.

Việc này phép dữ liệu kinh doanh luân chuyển thông suốt từ phân xưởng, nhà kho, cho đến văn phòng, giúp bạn luôn có một bức tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian thực.

Có nhiều tùy chọn cho bạn khi triển khai phần mềm kế toán, điển hình như triển khai ứng dụng tại chỗ, trên đám mây hoặc chọn tùy chọn kết hợp.

Sổ cái chung, các khoản phải thu, các khoản phải trả là những tính năng cốt lõi cho tất cả các hệ thống kế toán. Một số giải pháp cũng bao gồm quản lí dự án, chấm công và tính lương, v.v…

Dưới đây là một vài tính năng cần thiết mà doanh nghiệp sản xuất cần xem xét khi tìm kiếm phần mềm kế toán.

Quản lí tồn kho
Tồn kho quá mức sẽ dẫn đến tăng chi phí cho doanh nghiệp. Phân hệ quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa chiến lược quản lí kho, thông báo đến người dùng khi hàng hóa đạt đến mức nhất định, cần được bổ sung thêm. Doanh nghiệp sản xuất sẽ có thể duy trì một lượng tối ưu nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm hoặc thành phẩm hoàn thiện.

Ngoài việc biết có bao nhiêu hàng trong kho, tính năng này còn cho phép người dùng tìm hàng và theo dõi vòng đời của từng sản phẩm, đặt mục tiêu và mức độ để ngăn chặn mua/bán quá mức cho phép, và đính kèm vị trí hàng/ hình ảnh để dễ nhận biết.

Nhiều giải pháp kế toán tích hợp sẵn công cụ quản lý định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials – BOM) giúp tự động hóa quá trình cập nhật số liệu của từng nguyên vật liệu nhằm nâng cao tính chính xác và nhất quán của quy trình sản xuất, do đó, thành phẩm được định giá chính xác.

Quản lí đơn hàng
Phân hệ quản lí đơn hàng cho phép doanh nghiệp xử lí và theo dõi đơn hàng, tình trạng thanh toán, và hóa đơn thông qua một hệ thống tập trung.

Việc tích hợp quản lý đơn hàng vào hệ thống kế toán sẽ loại bỏ thao tác nhập lại dữ liệu, tự động giúp nhân viên kế toán xử lý đơn đặt hang, lập hóa đơn, thanh toán và ghi chép giao dịch, tất cả đều được phản ánh ngay lập tức trong các tài khoản phải thu/phải trả và Sổ cái.

Việc tự động hóa tạo ra một quy trình chuẩn trong một nền tảng duy nhất, cho phép các nhà sản xuất tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Họ cũng có thể có được cái nhìn toàn diện hơn về quá trình hoàn tất đơn hàng, nhanh chóng xác định lỗi hoặc sự không hài lòng của khách hàng do hóa đơn không chính xác hoặc do lỗi vận chuyển.

Quản lí tài sản
Các nhà sản xuất cũng nên xem xét một giải pháp kế toán có thể tích hợp tốt với hệ thống quản lý tài sản hoặc có một phân hệ được xây dựng riêng biệt để quản lý tài sản.

Bằng cách theo dõi chặt chẽ vòng đời tài sản, các nhà sản xuất sẽ có thể xác định các giao dịch lãng phí và đầu tư nhiều hơn vào các trang thiết bị thực sự có lợi cho người lao động.

Mô-đun quản lý tài sản sẽ rất có ích trong việc hỗ trợ các kế toán tính chính xác hơn khấu hao của máy móc, đồng thời giúp doanh nghiệp:

• Đạt lợi nhuận tối đa trên tổng tài sản
• Tăng tuổi thọ của máy móc và cải thiện khả năng dự đoán
• Giảm thiểu chi phí sở hữu

Phân tích và báo cáo
Một công cụ phân tích giúp người dùng phân tích được dòng tiền, sự thay đổi của giá bán ảnh hưởng thế nào lên chi phí và lợi nhuận của sản phẩm. Ngoài ra, công cụ này còn giúp bạn xác định những khó khăn trong quá trình sản xuất và phân tích lí do đằng sau sự chênh lệch giữa bản dự chi và con số thực tế.

Một công cụ báo cáo mạnh mẽ có thể tự động tạo báo cáo theo yêu cầu, làm nổi bật xu hướng và trình bày những insights theo cách dễ hiểu để người quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và phù hợp.

Phần mềm cũng sẽ cho phép người dùng tự tạo và tùy chỉnh các báo cáo một cách dễ dàng cùng với chức năng ghi nhớ các chỉnh sửa gần nhất của báo cáo để sử dụng lại trong tương lai.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp kế toán tích hợp Business Intelligence (BI) hỗ trợ người dùng trong quá trình phân tích và đánh giá số liệu. BI là một công cụ mạnh mẽ, có khả năng tăng năng suất cho người dùng bằng cung cấp cho họ những dữ liệu được cập nhật liên tục mà bảng tính thông thường khó có thể làm được.

Đừng bỏ qua phần mềm kế toán nền tảng đám mây
Phần lớn các công ty sản xuất thường chọn sử dụng các ứng dụng quản lý lưu trữ dữ liệu tại chỗ có kèm theo chức năng kế toán. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn nên sử dụng những giải pháp kế toán nền tảng đám mây vì vừa có thể tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư, vừa đảm bảo tính bảo mật cao.

Giải pháp kế toán nền tảng đám mây còn có thể hỗ trợ bạn:

Nhanh chóng kiểm tra hoặc phê duyệt các giao dịch tài chính cùng lúc với nhân viên, đưa ra quyết định chiến lược nhanh hơn và loại bỏ góc tối của dữ liệu, cho phép bạn truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.
Cập nhật hệ thống tự động mà không làm ảnh hưởng đến các quá trình làm việc khác của doanh nghiệp. Bạn cũng không cần phải lo lắng về thời gian chết, những cập nhật diễn ra định kỳ và tiết kiệm được rất nhiều thời gian hơn bạn tưởng.
Ngăn ngừa tình trạng ăn cắp thông tin (cyber-theft) cũng như thiên tai. Mặc dù hệ thống dữ liệu đám mây cũng không đảm bảo 100% dữ liệu của bạn sẽ được an toàn nhưng rủi ro bị mất cắp dữ liệu sẽ thấp hơn đáng kể nếu so với giải pháp tại chỗ truyền thống.
Odoo cung cấp giải pháp quản lý tài chính toàn diện, thân thiện với người dùng và tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp sản xuất. Bạn có thể tự do lựa chọn triển khai tại chỗ hoặc trên đám mây tuỳ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng.

Với Odoo, bạn hoàn toàn có thể tương tác và giao công việc dễ dàng hơn thông qua nền tảng cộng tác, tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp với các giải pháp khác hay những ứng dụng bên thứ ba.

Để tìm hiểu thêm về cách làm thế nào Odoo hỗ trợ doanh nghiệp bạn và gia tăng năng suất của nhân viên bạn với những tính năng vượt trội, hãy liên lạc trực tuyến với chúng tôi để được hỗ trợ!