4 cách ERP giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay là một tập đoàn lớn, phần mềm ERP có thể là cơ sở hạ tầng để giúp bạn thực hiện các chức năng cốt lõi một cách dễ dàng.

Nếu bạn đang cố gắng chuẩn hóa quy trình, thay đổi hệ thống để nhận được nhiều thông tin hơn theo thời gian thực, hoặc giảm áp lực làm việc quá giờ cho nhân viên của bạn thì ERP có thể sẽ là điều mà bạn đang tìm kiếm. Hãy cùng xem qua 4 cách đơn giản mà ERP có thể giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn ở dưới đây

1. Hoạt động hiệu quả hơn với kho lưu trữ trung tâm

Với hệ thống ERP, tất cả các thông tin của hoạt động của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ tại một vị trí tập trung, nên các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin họ cần hơn. ERP sẽ loại bỏ việc nhân sự của bạn phải chạy lòng vòng qua các phòng ban để xác nhận thông tin hoặc tìm tài liệu họ cần.

Bằng cách cung cấp cho tất cả các nhân viên trong văn phòng các quyền truy cập thông tin, nhân viên của bạn sẽ dễ tìm thấy thông tin họ cần để thực hiện công việc hàng ngày chỉ với vài cái click chuột, tất cả trên cùng một hệ thống nên củng không phải học cách sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau.

Ngoài ra, với hệ thống phân quyền chặt chẽ. ERP sẽ đảm bảo các thông tin quan trọng được bảo vệ và sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng truy cập.

Nhưng hãy nhớ răng, ERP không chỉ là công cụ quản lý tài sản, vậy nên hãy tìm cách không chỉ đạt được mục tiêu về quy trình khi triển khai hệ thống ERP, mà còn khơi dậy tinh thần đổi mới, trách nhiệm của nhân viên. Có thể, sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có một văn hóa doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

2. ERP hình thành nên trách nhiệm giải trình trong thực hiện công việc

Ngoài việc tập trung các thông tin lên cùng hệ thống. Một ưu điểm khác của việc sử dụng phần mềm ERP là, bạn có thể chuẩn hóa các quy trình và cách làm việc giữa các phòng bạn, bộ phận trong công ty hoặc là các văn phòng khác nhau của công ty để mọi người có thể cùng tuân theo các thông lệ chung.

Điều này thực sự hữu ích đối với các công ty lớn, các công ty sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho các bộ phận khác nhau hoặc có nhiều nhân viên làm việc từ xa. Việc mọi người có thể chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cùng nhau sẽ đảm bảo tính tương thích và toàn vẹn dữ liệu giúp thông tin được truyền đi nhanh hơn và chính xác hơn.

Khi tất cả nhân viên đều sử dụng một hệ thống, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đặt ra các quy tắc sử dụng hệ thống đối với từng vai trò. Các quy tắc này sẽ giúp nhân viên của bạn thấy rõ phạm vi công việc và cả thiện trách nhiệm giải trình trong công ty bạn, sự công tác trong công việc của mỗi nhân viên sẽ tiến bộ hơn bao giờ hết.

3. Tự động hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Bằng cách triển khai phần mềm ERP, một số tác vụ sẽ được tự động hóa, điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tự động hóa là một phần quan trọng của nền công nghiệp 4.0, vốn đang cách mạng hóa các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Giờ đây, các tác vụ đơn giản như nhập dữ liệu có thể được thực hiện bởi máy móc thay vì con người. Điều này đồng nghĩa với việc các công việc được thực hiện nhanh hơn và loại bỏ hoàn toàn các lỗi đến từ con người.

Tuy nhiên, tự động hóa không chỉ áp dụng cho việc nhập dữ liệu mà nó còn có thể được sử dụng trong hầu hết khía canh hoạt động của doanh nghiệp, từ nguồn nhân lực cho đến bán hàng. Một ví dụ, trong các tổ chức chú trọng việc chăm tróc khách hàng, AI và máy học đang chuyển đổi dịch vụ khách hàng và tự động hóa một số chức năng ko còn yêu cầu tương tác của con người. Tương tự, trên các sàn giao dịch tài chính, tài khoản demo thường mang trong mình các trading bots, các bot sẽ thực hiện việc trao đổi mà không cần dữ liệu đầu vào từ con người, như vậy một số nhà đầu tư không cần phải thực hiện các giao dịch cho mục đích nghiên cứu của riêng họ.

Việc bạn áp dụng công nghệ tự động ở đâu trong tổ chức của bạn không còn là vấn đề, bạn sẽ giảm thiểu sai sót từ con người, thực hiện công việc nhanh chóng và dễ dàng nhìn ra các mâu thuẫn tồn tại trong hệ thống. Ngoài ra, các báo cáo tùy chọn cũng được cũng được cung cấp tự động sẽ cung cấp cho bạn các thông tin về hoạt động của công ty theo thời gian thực

4. Kế hoạch được cải tiến bằng công nghệ

Dữ liệu được cung cấp theo thời gian thực của phần mềm ERP mang giá trị to lớn trong việc lên kế hoạch kinh doanh.
Điều này giúp cho bạn đưa ra những quyết đinh sáng suốt về tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các hoạt động trong doanh nghiệp. Nó có thể cho bạn biết bộ phận nào đang thực hiện tốt các công việc và những bộ phận nào đang làm không tốt trong thời gian thực. Những dữ liệu này có thể giúp bạn lên kế hoạch nguồn lực trong tương lai, các thông báo tuyển dụng kịp thời hoặc là các kế hoạch mở rộng tiềm năng khác.

Bằng cách kết hợp tất cả các phần mềm quan trọng thành một hệ thống lưu trữ trung tâm được tất cả các nhân viên truy cập, bạn sẽ nâng cao hiệu quả, tăng cường trách nhiệm giải trình, tiết kiệm thời gian và cải thiện các kế hoạch. Nền công nghiệp 4.0 với đầy sự hứa hẹn về cuộc cách mạng hóa cách chúng ta làm việc. Việc mang phần mềm ERP vào hệ thống sẽ giúp bạn luôn đi trước đối thủ, mang về nhiều lợi ích và tiên phong trong cuộc cách mạng này.