5 dấu hiệu cho thấy công ty đang cần hệ thống ERP

Thông thường, các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh phát triển thường phải đối mặt với các vấn đề trước khi họ chuyển qua sử dụng giải pháp ERP như: gặp khó khăn trong việc theo kịp khối lượng đơn hàng ngày càng nhiều và làm mất đi sự hài lòng của khách hàng, các dự báo bán hàng được xây dựng từ phỏng đoán mà không phải từ nguồn dữ liệu chính xác, không thể kiểm soát được hàng tồn kho và tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm sản phẩm trong kho, mất càng ngày càng nhiều thời gian hơn cho các số liệu tài chính kế toán ..v.v. Và nếu như doanh nghiệp của bạn củng đang gặp phải các vấn đề tương tự, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét một hệ thống ERP.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các vấn đề khác nhau, và tất nhiên chẳng có một quy tắc chung nào hết để chỉ ra rằng, đã đến lúc bạn cần phải sử dụng hệ thống ERP. Tuy nhiên, hãy cùng điểm qua năm dấu hiệu hàng đầu cho thấy rằng công ty của bạn đã sẵn sàng để cho ERP.

1. Có quá nhiều phần mềm cho các quy trình kinh doanh khác nhau

Hãy dành một vài phút để làm rõ việc xử lý thông tin của nhân viên công ty bạn đang như thế nào. Các nhân viên kế toán có thể đang dùng một hệ thống riêng biệt để xử lý các khoản phải thu, phải trả. Nhân viên bán hàng đang dùng một hệ thống khác cho việc lên đơn hàng và rất có thể, bộ phận kho đang dùng một giải pháp hoàn toàn khác để theo dõi việc giao nhận hàng hóa. Và một điều quan trọng, có phải công ty bạn đang mất rất nhiều thời gian cho các bước thủ công trong toàn bộ quy trình kinh doanh hay không ?

Khi phải vận hành nhiều hệ thống đa dạng riêng biệt, việc đảm bảo cho hoạt động công ty vận hành một cách trơn tru có thể ảnh hưởng rất nhiều đến các quy trình. Không có dữ liệu từ chính xác từ bộ phận bán hàng có thể sẽ gây ra khó khăn cho bộ phận kho, trong khi không có các thông tin số liệu mới nhất từ bộ phận kế toán có thể khiến hoạt động bán hàng gặp nhiều vướng mắc.

Hệ thống phần mềm ERP tích hợp các hệ thống này để tất cả các chức năng kinh doanh đều có thể dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và tập trung. Với nguồn thông tin và dữ liệu chính xác, phản ánh theo thời gian thực, các giải pháp ERP giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh chóng hơn và dành được nhiều thời gian hơn vào các công việc quan trọng giúp công ty phát triển. 

2. Khó khăn trong việc truy cập vào các nguồn thông tin của doanh nghiệp.

Nếu có ai đó hỏi doanh thu trung bình của bạn là bao nhiêu thì bạn mất bao nhiêu thời gian để có được con số đó. Ngoài ra các thông tin khác như số lượng đơn hàng mỗi ngày, các đơn hàng quá hạn vận chuyển, số lượng tồn trong kho thì sao ? Đối với các công ty có các hệ thống quản lý riêng biệt cho các bộ phận hoặc đang sử dụng bảng tính, việc cập nhật và tổng hợp thủ công các số liệu đòi hỏi một thời gian chờ đợi rất lâu để có được các con số thống kê. 

Nhân viên trong công ty của bạn cần được truy cập vào các dữ liệu quan trọng để đảm bảo tốc độ từ yêu cầu kinh doanh. Với giải pháp ERP, không chỉ các quản lý cấp cao mới có được cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào, mà các nhân viên khác trong công ty củng có thể nhận được các thông tin cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Ví dụ: Nhân viên bán hàng có thể xem số liệu tồn kho của sản phẩm để có thể tư vấn và lên đơn hàng cho khách hàng nhanh chóng. 

3. Kế toán gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.

Thông thường, dấu hiệu đầu tiên cho thấy công ty bạn cần ERP bắt nguồn từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên kế toán đang phải nhập thủ công các thông tin từ đơn hàng lên hệ thống kế toán hoặc phải vật lộn với các hóa đơn chứng từ bằng giấy, bạn cần xem xét khoảng thời gian bỏ ra cho các công việc đó có đang quá lãng phí hay không trong khi giải pháp ERP có thể xử lý ngay lập tức.

Tương tự với các báo cáo tài chính. Nếu mất quá nhiều thời gian để đối chiếu hoặc hợp nhất các thông tin tài chính giữa hệ thống và vô số các bảng tính khác, một giải pháp ERP có thể tạo ra các tác động hữu ích để tối ưu hóa các công việc trên. Với tất cả các thông tin tài chính trên cung một hệ thống, nhân viên kế toán sẽ không phải dành nhiều thời gian để đối chiếu thông tin, đánh số hoặc đối soát dữ liệu một cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, các báo cáo quan trọng sẽ được họ cung cấp nhanh chóng và đáp ứng mong muốn từ các bộ phận liên quan trong công ty.

4. Bán hàng gặp khó khăn với dữ liệu tồn kho

Khi công ty phát triển, một trong nhưng thách thức lớn nhất mà họ thường phải đối mặt là quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo đúng số liệu tồn kho tại đúng địa điểm và đúng thời gian là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh. 

Khi dữ liệu bán hàng, tồn kho và khách hàng được lưu trữ riêng biệt sẽ tạo ra rất nhiều vấn đề rủi ro nghiêm trọng trong toàn công ty của bạn. Nếu các sản phẩm thông dụng của công ty bạn đã bán hết, bạn phải chờ một khoảng thời gian để tiếp tục cung cấp các sản phẩm đó và đem về doanh thu. Hoặc đơn cử như khi khách hàng gọi điện để đặt hàng và nhân viên của bạn không thể theo dõi đơn đặt hàng đó để biết nó đã được vận chuyển hay chưa, hoặc liệu các sản phẩm đó có còn trong kho hay không, thì công ty của bạn sẽ bắt đầu tạo ra các trải nghiệm không tốt cho khách hàng, độ tin cậy và danh tiếng củng sẽ giảm sút.

Mặt khác, với hệ thống ERP, nhân viên của bất kỳ phòng ban nào củng có thể truy cập vào các thông tin được cập nhật liên lục và đồng nhất. Các nhân viên làm việc với khách hàng có thể trả lời và tư vấn cho khách hàng về tình trạng đơn hàng và vận chuyển, tình trạng thanh toán, các vấn đề về dịch vụ,.. mà không cần phải đi hỏi và kiểm tra với bộ phận khác. Tố hơn hết, khách hàng còn có thể chỉ cần truy cập vào hệ thống trực tuyến bằng tài khoản của họ và xem các thông tin mua sắm của họ. Trong khi đó, quản lý kho có thể thấy rõ số lượng hàng tồn kho để có các kế hoạch sắp xếp và bổ sung khi cần thiết.

5. Hệ thống công nghệ thông tin của công ty quá phức tạp

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống phần mềm trong doanh nghiệp của bạn là việc quản lý chúng. Việc bảo trì, tùy chỉnh và tích hợp các hệ thống này có thể rất phức tạp, tốn kém, tiêu tốn nhiều thời gian và tài nguyên quan trọng. Trong khi đó, các giá trị mà nó mang lại có thể không còn đáp ứng được nhu cầu kinh doanh nghày càng tăng của bạn.

Thay vì phải thêm nhiều phần mềm, gia tăng thêm sự phức tạp, công nghệ ERP có thể mang lại khả năng đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn một nhà cung cấp ERP là rất quan trọng. Như hệ thống ERP Odoo, các vấn đề về cập nhật hệ thống, tích hợp các hệ thống không còn là vấn đề vì bạn có thể dễ dàng nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển.

Để tìm hiểu thêm lý do vì sao một hệ thống ERP như Odoo lại lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem thêm các thông tin tại đây