Phát hiện và ngăn ngừa nguy cơ trùng lặp hóa đơn thanh toán

Trùng lặp hóa đơn thanh toán xảy ra thường xuyên hơn là tổ chức nghĩ. Trung bình, khoảng 0,1% đến 0,5% hóa đơn thường là các khoản thanh toán trùng lặp. Điều này đối với một doanh nghiệp tầm trung có thu nhập gộp trong ba năm là $100 triệu USD, họ có thể chịu lỗ 300.000 USD để thanh toán các khoản trùng lặp.

Trong khi nhiều khoản trùng lặp được phát hiện nhờ các nhà cung cấp minh bạch, những khoản khác đòi hỏi kiểm tra khôi phục tốn kém, có thể đi kèm với quy trình thủ công chuyên sâu. Nhiều khoản thậm chí còn không bao giờ được xác định hoặc giải quyết. Theo cuộc thăm dò ý kiến của KPMG năm 2012, “64% các tổ chức vẫn kiểm tra theo cách thủ công để phát hiện các vi phạm như hóa đơn thanh toán trùng lặp”.

Phát hiện và ngăn ngừa nguy cơ trùng lặp hóa đơn thanh toán

Nguyên nhân chính dẫn đến trùng lặp là gì?
Ngày nay, có vô số các tùy chọn thanh toán tự động và hóa đơn giao hàng, cũng như các tùy chọn thanh toán, làm tăng mức độ phức tạp và khả năng các vấn đề có thể phát sinh từ:

• Các tùy chọn khác nhau để nhận và thanh toán hóa đơn, bao gồm cả lựa chọn bên ngoài.
• Sáp nhập, mua lại, hoặc các quy trình kinh doanh cục bộ, cho phép cùng lúc nhiều chuyên viên kế toán thanh toán xử lý mà không cần phải qua quy trình kiểm soát chặt chẽ để tránh trùng lặp
• Nhân viên hoặc nhà cung cấp phi đạo đức tận dụng cơ hội để ẩn các khoản thanh toán trùng lặp để kiếm lời từ chi phí của tổ chức.

Hầu hết các ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp tùy chọn cảnh báo người dùng nếu họ cố gắng nhập hóa đơn với cùng một tổ hợp công ty, số nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày lập hoá đơn và số tiền trong hóa đơn trả trước. Thật không may, nếu có bất kỳ thay đổi nhỏ nào trong hóa đơn, hầu hết các ứng dụng ERP không thể xác định các bản sao và sẽ cho phép các hóa đơn được nhập và thanh toán.

Lỗi nhập dữ liệu
Trong hầu hết các trường hợp, lỗi xảy ra do vô ý vì các nhân viên kế toán phải nhập hàng trăm hoá đơn mỗi ngày, dẫn đến mất tập trung hoặc bị quá tải bởi thiếu tài nguyên. Các lỗi phổ biến nhất là:

Đọc sai số hoặc chữ cái (ví dụ: số 0 thay vì chữ O hoặc số 5 thay vì chữ S)
Ngược số (ví dụ: 56 thay vì 65)
Bỏ qua số 0 đầu hoặc cuối
Trong các trường hợp khác, nhân viên kế toán cố ý qua mặt các quy trình kiểm soát đã được thiết lập trong hệ thống tài chính bằng cách thay đổi số hóa đơn thông qua việc thêm các chữ cái hoặc số để đẩy hóa đơn vào hệ thống.

Hủy đơn mua và nhận hàng
Thanh toán trùng lặp cũng có thể là kết quả của việc áp dụng rộng rãi các hệ thống thanh toán tự động (ACH), cộng với việc thanh toán bên ngoài, không thông qua bộ phận AP. Mọi chuyên viên kế toán thanh toán đều phải tuân theo các thông lệ và tiêu chuẩn kế toán khi xử lý các khoản phải trả bình thường; tuy nhiên, đa số là quá trình này bị bỏ qua khiến các khoản thanh toán trùng lặp xảy ra.

Lỗi trùng lặp từ nhà cung cấp

Nguyên nhân hàng đầu các khoản thanh toán bị trùng lặp do lặp lại cùng một nhà cung cấp trong hệ thống ERP.

Mặc dù đã cận thận trong khâu nhập liệu vẫn có thể xảy ra lỗi trong tệp chính của nhà cung cấp vẫn có khả năng xảy ra. Ví dụ, nếu nhà cung cấp dùng một mã số mới để nhập thông tin hóa đơn vào hệ thống ERP cũng có thể làm trùng lăp hóa đơn. Tuy cùng một nhà cung cấp nhưng nếu thông tin ngân hàng bị trùng lặp hoặc có vài điểm khác biệt, hệ thống cũng sẽ tạo một mã số mới, gây khó khăn cho việc kiểm tra trùng lặp.

Trùng lặp nhà cung cấp có thể xảy ra khi các nhân viên kế toán rút gọn quá trình lập danh sách cho nhà cung cấp hoặc do các hoạt động bên ngoài, chẳng hạn như sáp nhập, mua lại và giao diện inbound từ các hệ thống cũ.

Yêu cầu séc thủ công
Thanh toán trùng lặp cũng có thể xuất phát từ yêu cầu tạo séc thủ công. Hầu hết các tổ chức không có biểu mẫu được đánh số; bộ xử lý séc thường tạo ra số hóa đơn, tạo nên nguy cơ trùng lặp số hóa đơn.

Thanh toán từ nhiều nguồn
Khi cùng một giao dịch nhưng được thanh toán từ hai nguồn khác nhau, chắc chắn sẽ xảy ra thanh toán trùng lặp. Hai nguồn thanh toán cho cùng một giao dịch này thường có định dạng thường có định dạng khác nhau, chẳng hạn như báo cáo và báo giá.

Thanh toán trùng lặp cũng có thể xảy ra khi hóa đơn trùng lặp được gửi bằng các phương thức thay thế, chẳng hạn như fax hoặc email. Những hóa đơn trùng lặp này thường được gửi như một lời nhắc nhở rằng nhà cung cấp chưa thanh toán.

Thanh toán trùng lặp cũng có thể xảy ra khi nhà cung cấp không đưa số đơn đặt hàng thích hợp vào hóa đơn. Lúc đó, mục nhập hóa đơn vào hệ thống ERP thường bị trì hoãn do cần thời gian để tra cứu số đơn đặt hàng chính xác. Nếu chưa nhận được thanh toán, nhà cung cấp có thể gửi một bản sao của cùng một hóa đơn — bản này mới có số đơn đặt hàng. Như vậy, có thể cả hai hóa đơn đều có thể được xử lý và thanh toán.

Hoàn trả tiền công tác phí và phí tổn
Một số nhân viên yêu cầu hoàn tiền thông qua báo cáo chi phí (sau khi thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng cá nhân), họ đồng thời cũng có thể yêu cầu hoàn tiền bằng cách gửi hóa đơn để thanh toán. Loại hoạt động gian lận này rất khó để theo dõi và kiểm soát theo cách thủ công vì số tiền thường khá nhỏ.

Những bước cơ bản để tránh các khoản thanh toán trùng lặp
Dưới đây là một số đề xuất quản lý để áp dụng cho doanh nghiệp của bạn:

• Thường xuyên kiểm tra các thư mục của nhà cung cấp.
• Giới hạn các yêu cầu xuất séc thủ công đối với các trường hợp không có hóa đơn thực tế. Nhân viên của bạn vẫn có thể tự hoàn thành và gửi yêu cầu nhiều lần nhưng họ cần được nhắc nhở không được lặp lại cùng một yêu cầu.
• Phổ biến quy chuẩn đánh số hóa đơn cho mọi bộ phận trong công ty bao gồm các nguyên tắc rõ ràng cho việc nhập số hóa đơn đã có sẵn, cũng như các quy tắc viết hoa và dấu chấm câu. Nếu có thể, bạn nên thực thi chính sách trong hệ thống tài chính của mình. Chính sách cũng cần nêu chi tiết cách tạo số hóa đơn trong trường hợp không có số.
• Áp dụng chính sách thanh toán cho mọi nhà cung cấp, yêu cầu họ cung cấp hóa đơn chính thức bao gồm số hóa đơn có tham chiếu lịch đặt hàng hoặc số hợp đồng.
• Triển khai công cụ giám sát thường xuyên để kiểm tra các hóa đơn trùng lặp trước khi xử lý.

Theo  Trginternational