1

ROI Basic

Kịch bản 1: Tự động tạo và in hoá đơn và phiếu xuất

Tại đây so sánh với việc làm hoá đơn, phiếu xuất hoặc đơn đặt hàng hoàn toàn tự động với việc làm bằng tay, hoặc một phần bằng máy, hoặc một số phần mềm không tích hợp khác. Sơ tính nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi hoá đơn (phiếu xuất, đơn hàng…) trung bình là 2 phút.

Kịch bản 2: Theo dõi hàng tồn và tự động làm đơn đặt hàng

Sự so sánh giữa việc tự động hoá với tình trạng hiện tại, theo dõi hàng tồn trực tuyến, tự động xem xét sự cần thiết và tạo đơn đặt hàng. Theo kinh nghiệm thì nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm trung bình 3 phút cho mỗi đơn đặt hàng (PO).

Kịch bản 3: Lập, in và chuyển các báo cáo phân tích

Sự so sánh giữa việc tự động hoá và tính xác thực với tình trạng hiện tại, theo dõi các hoạt động cũng như các báo cáo phân tích thường ngày. Theo kinh nghiệm thì nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm trung bình 4 phút cho mỗi báo cáo. Chưa kể đến tính chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tự động.

Kịch bản 4: Quy trình liên hoàn và xét duyệt

Nếu bạn đang có quy trình quản lý chất lượng (ISO-9001) hoặc quản lý nội bộ trong đó có những công đoạn xét duyệt (như đơn đặt hàng) và phải chờ đợi người có thẩm quyền duyệt, nhiều khi rất mất thời gian và làm gián đoạn quy trình làm việc. Với hệ thống ERP cho phép xét duyệt tự động hoặc xét duyệt từ xa, có thể tiết kiệm thời gian cho mỗi xét duyệt (XD) trung bình 10 phút.

Kịch bản 5:Tự động tạo và phát hành theo format chuẩn

Doanh nghiệp bạn đang có rất nhiều những chứng từ theo kiểu mẫu riêng như phiếu xuất, hoá đơn, packing list, hợp đồng… mà hiện nay đang sử dụng bằng word/excel để soạn thảo trên máy của mỗi nhân viên. Với ERP bạn sẽ tiết kiệm trung bình 3 phút cho mỗi chứng từ đó là chưa kể đến tính quy chuẩn và xác thực của những chứng từ (CT) được tạo tự động từ hệ thống.

2

ROI Advance

Kịch bản 6: Thất thoát khi áp dụng những chính sách khuyến mại

Bạn cần tung ra các chính sách khuyến mại nhằm tăng sự hiện diện của công ty, đưa giá trị đến người tiêu dùng và tăng doanh số. Nếu các chương trình khuyến mại (CTKM) này không được thực hiện một cách tự động và bạn không kiểm soát được thì nguy cơ bị lợi dụng và dẫn đến thất thoát sẽ rất cao chưa kể đến những tác hại tiêu cực có thể xảy ra. Kinh nghiệm các công ty chú trọng đến vấn đề này có thể rút ra con số tránh thất thoát trung bình là 20% tổng giá trị khuyến mại đưa ra.

Kịch bản 7: Kiểm soát hàng tồn kho

Bạn thường gặp khó khăn trong kiểm soát hàng tồn khó dẫn tới trường hợp số hàng tồn kho quá cao hoặc quá thấp. Việc tối ưu quay vòng vốn là sự sống còn và cũng là thế mạnh cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 1% tổng vốn quay vòng mà có thể mang lại được hiệu quả gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Kịch bản 8: Kiểm soát giá vận chuyển và các chi phí liên quan

Bạn có thể sử dụng các đối tác vận chuyển để phục vụ cho việc mua hoặc bán hàng (tạo nên một chuỗi cung ứng) và nếu việc kiểm soát không được thực hiện một cách tự động hoặc chặt chẽ thì những thất thoát của bạn có thể lên đáng kể. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 2,5% tổng chi phí vận chuyển.

Kịch bản 9: Kiểm soát ngân sách

Bạn có thể gặp phải những trường hợp vượt quá ngân sách nếu không kiểm soát được những chi tiêu phát sinh liên tục dẫn tới phải dừng hoặc thay đổi dự án so với ban đầu. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 2% tổng ngân sách hàng năm nhưng hiệu quả mang lại có thể gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Kịch bản 10: Theo dõi nhà cung cấp

Bạn có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi những giá bán, khuyến mại, chiết khấu, thời hạn giao hàng, chất lượng sản phẩm… của các nhà cung cấp cũng như việc thực hiện có đúng với chính sách hay không. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 1% tổng vốn quay vòng.

Kịch bản 11: Kiểm soát thời hạn thanh toán

Việc theo dõi công nợ thường xuyên, thời hạn thanh toán của khách hàng (cũng như đối với nhà cung cấp), tiến đến theo dõi tuổi nợ một cách tổng thể là công việc mất khá nhiều thời gian và công sức đồng thời cũng thường xuyên xảy ra những sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi có ứng dụng ERP tốt có thể giảm được mức độ trung bình 12% tổng nợ xấu hàng năm và thúc đẩy được sự luân chuyển tiền tệ đều đặn hơn.

Kịch bản 12: Sai sót do con người

Bạn vẫn thường xuyên đối mặt với những sai sót do con người thực hiện, nhiều sai sót phải qua nhiều thời gian mới phát hiện được nhưng để truy tìm nó mất rất nhiều thời gian nhiều khi không thể. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được những chi phí do sai sót, và có thể giúp giảm sự mất doanh thu 0.25% cùng với hiệu quả gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Kịch bản 13: Mất mát hoặc bị trùng dữ liệu

Với những phần mềm đơn giản, đơn độc hoặc bảng tính excel thì việc không quản lý được dữ liệu thường xuyên xảy ta như: mất mát, trùng lắp, bị thay đổi, mất gốc, mất mối liên hệ, v.v… như vậy không những phương hại cho dữ liệu mà còn cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm trung bình thời gian làm việc là 120 phút cho một người một năm nhưng thực chất hiệu quả của nó gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Kịch bản 14: Đáng lẽ xảy ra mà không xảy ra

Nhiều dữ liệu thường ngày, nhất là những dữ liệu ngoài kế toán chưa được quan tâm đúng mức, gây nên những tổn thất không đáng có như hàng không đến theo đơn đặt hàng, không gia hạn hợp đồng khi tới hạn, không kịp đòi nợ… Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được thời gian kiểm tra 15 phút mỗi tuần và hiệu quả mang lại gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Kịch bản 15: Kinh doanh không có liên hệ với tài chính

Nhân viên bán hàng luôn muốn có doanh số và phó mặc cho kế toán tài chính kiểm soát công nợ và đòi nợ, cùng lắm sẽ chạy sang để xin ý kiến của kế toán tài chính nếu bị bắt buộc. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm thời gian trung bình được 20 phút cho 1 người sử dụng trên 1 tháng nhưng hiệu quả mang lại gấp nhiều lần so với chi phí tiết kiệm được.